Adjoint juridique à un syndic adjoint et à un avocat au Bureau du syndic (Québec)

Le Barreau cherche à pourvoir un poste permanent d’adjoint juridique à un syndic adjoint et à un avocat au Bureau du syndic (poste syndiqué).

Description sommaire

Relevant du superviseur du personnel administratif et du syndic, l’adjoint juridique joue un rôle essentiel dans le soutien administratif et opérationnel de l’équipe.

Il assiste un syndic adjoint, ainsi que les avocats en effectuant l’ensemble des tâches cléricales et de gestion de dossiers au Bureau du syndic.

Votre contribution sera fondamentale pour assurer le bon déroulement de nos opérations et garantir la satisfaction de nos clients.

Tâches et responsabilités

Tâches de secrétariat général

• Assure, la réception générale, filtre et transmet les appels et note les messages selon le calendrier établi et reçoit les plaignants qui se présentent à la réception avec ou sans rendez-vous;
• Ouvre les dossiers, en effectue le classement et la mise à jour, effectue les rappels, voit à leur épuration et procède à leur fermeture ainsi qu’à leur archivage;
• Reçoit les appels téléphoniques des plaignants et des avocats, assure également la transmission des messages, des courriers électroniques et des urgences aux syndics adjoints et aux avocats;
• Assure, le cas échéant, le suivi de la signification des huissiers;
• Ouvre le courrier et effectue la saisie au système informatique des informations pour la numérisation des documents relatifs aux dossiers et en effectue la numérisation;
• Grave des copies de CD-ROM, prépare le contenu de clés USB, produit des présentations POWERPOINT et crée des tableaux dans EXCEL, notamment pour la gestion de dossiers complexes.

Tâches en support au syndic adjoint

• Tient les agendas de délais, entre autres, sur les suivis de dossiers, les auditions, les prescriptions, les rendez-vous, les autres échéances;
• Propose des projets de lettres et effectue la transcription électronique des divers documents, correspondances, mémoires, divulgations de la preuve, rapports, etc., dans le traitement des dossiers;
• Prépare et effectue la vérification préliminaire de conformité du dossier disciplinaire (plainte, requête en radiation provisoire, divulgation, préparation et/ou montage des cahiers d’autorités, incluant le boudinage et la liste de pièces);
• Soutient, le cas échéant, les syndics adjoints à la préparation des différentes procédures au Tribunal des professions (comparutions, requêtes en prorogation de délai, requêtes en appel), du mémoire d’appel, des cahiers d’autorités. Appelle les témoins dans certains dossiers disciplinaires pour établir une date d’audition commune;
• Assure en collaboration et sous supervision des syndics adjoints, la préparation des documents suivants  :
  • Les dossiers à être transmis au Greffe de révision;
  • Les rapports au Fonds d’indemnisation;
  • Les documents nécessaires aux prises de possession;
  • Les dossiers de réinscription;
• Remplace les autres adjointes juridiques aux syndics adjoints ou à la conciliation de façon occasionnelle durant leur absence (ex.  : prise d’appel, dictées, etc.) et effectue toute autre tâche demandée par l’un ou l’autre de ses supérieurs immédiats.

Tâches en support à l’avocat à la conciliation

• Procède à une analyse de conformité, notamment en regard de l’urgence à apporter aux dossiers et procède à la recherche et à la cueillette d’informations à cette fin (plumitifs, Canada 411, Google, etc.);
• Donne l'avis verbal de conciliation;
• Propose des projets de lettres et effectue la transcription électronique des divers documents, correspondances, rapports, avis et entente dans le traitement des dossiers;
• Assure, en collaboration et sous supervision de l’avocat à la conciliation, la préparation des rapports de conciliation et des dossiers d’arbitrage, incluant la préparation et photocopie des annexes.

Autres tâches

• Effectue toute autre tâche requise par ses supérieurs immédiats.

Qualifications requises

Formation

• Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent;
• Formation juridique et/ou expérience dans le domaine juridique (un atout).

Expérience

• Trois années d’expérience dans un emploi similaire dans l’organisation actuelle ou dans un secteur d’activités similaires

Habiletés

• Excellente maîtrise du français écrit et parlé;
• Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé pour répondre aux demandes du public;
• Être orienté vers les clients;
• Maîtriser la communication interpersonnelle;
• Faire preuve d’initiative;
• Posséder un sens des responsabilités;
• Faire preuve de rigueur;
• Savoir gérer son temps et les priorités;
• Faire preuve d’autonomie et de débrouillardise;
• Maîtrise intermédiaire de Windows et de la suite Microsoft Office.

Horaire de travail

33 h 45 / semaine

Lieu de travail

Québec

Date d’entrée en poste

Le plus tôt possible