Responsable, discipline, arbitrage, révision et indemnisation

Tâches liées au conseil de discipline, arbitrage des comptes, Comité de révision et Comité du Fonds d’indemnisation :

Coordonner les activités reliées au conseil de discipline, à l’arbitrage des comptes, au Comité de révision et au Comité du Fonds d’indemnisation  : 

• Distribuer et superviser le travail effectué par le personnel concerné. Ce faisant, déterminer et prioriser l’utilisation des ressources, tout en participant, de concert avec son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate, à l’embauche, à l’intégration, à la période probatoire, à la formation, y compris à l’évaluation des besoins de formation et de coaching, au développement et à la gestion de la contribution, selon le processus établi;
• Coordonner les remplacements, assigner et distribuer les tâches du personnel en cas d’absence ou de surcharge selon les priorités et assurer le suivi des opérations, y compris le suivi des dossiers liés à la présence au travail suivant les procédures établies, et au besoin, prendre les mesures appropriées;
• Superviser l’ouverture, la conformité ainsi que le suivi de l’ensemble des dossiers;
• Veiller au respect des exigences afférentes à la gouvernance de ces entités  : nomination des membres, intégration, formation, évaluation, renouvellement ou fins de mandats. Ce faisant, partager ses recommandations au directeur ou à la directrice du Service des greffes;
• En collaboration avec les autres services concernés, assurer l’implantation des mécanismes de contrôle et de suivis afférents à l’exécution des décisions disciplinaires (radiation, suspension, limitation, amendes, avis, recouvrement);
• Participer à l’établissement et au suivi d’indicateurs de performance ainsi qu’à l’élaboration des attentes annuelles. Ce faisant, proposer des recommandations et faire le suivi des actions correctives;
• Élaborer et s’assurer de l’uniformité, de l’optimisation ainsi que de l’amélioration des procédures, politiques et des processus opérationnels en place, y compris en assurant une veille des bonnes pratiques;
• Identifier, informer ses supérieurs ou supérieures et participer à la résolution de tout problème opérationnel ou administratif susceptible d’entraîner des conséquences sur ses secteurs d’activités. Ce faisant, les assister lors de diverses rencontres et/ou interventions liées aux ressources humaines, matérielles et financières.

En collaboration avec le Service des technologies de l’information et le Service des ressources humaines et matérielles, optimiser le calendrier des audiences et leur organisation, tant les audiences en présence que les audiences virtuelles;

Participer à la création et à la mise sur pied de différents projets, procéduriers, formations, coachings en lien avec les orientations du Conseil de discipline, du Comité d’arbitrage des comptes des avocats, Comité de révision et du Comité du Fonds d’indemnisation;

Tout en exerçant un rôle-conseil auprès des techniciens juridiques liés et des techniciennes juridiques liées à ses secteurs d’activités, agir, auprès des autres collaborateurs ou collaboratrices et services du Barreau, à titre de personne-ressource à l’égard de diverses questions d’ordre administratif et procédural. Ce faisant, rencontrer et effectuer divers suivis auprès de ces personnes;

Au besoin, assurer la réalisation des fonctions de technicien ou technicienne juridique du greffe de discipline.

Autres tâches :

Produire et/ou colliger auprès du personnel de son secteur d’activités, divers documents, dont des rapports statistiques mensuels, trimestriels et annuels. Assurer l’analyse de ces documents et le suivi des actions correctives en découlant;

Participer à la planification et à la gestion des ressources financières et matérielles nécessaires aux opérations de ses secteurs d’activités;

Effectuer toutes autres tâches demandées par ses supérieurs ou supérieures.