Agent ou agente aux recherches des testaments et des mandats de protection

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Le Barreau du Québec cherche son futur agent ou sa future agente aux recherches des testaments et des mandats de protection pour un poste permanent syndiqué.

L’agent ou l’agente aux Registres effectue, en regard du Registre des dispositions testamentaires et du Registre des mandats de protection, les entrées de données relatives notamment aux inscriptions, révocations, remises et cessions d’actes transmis par les avocats ou avocates ainsi qu’aux demandes de recherches reçues. De plus, l’agent ou l’agente effectue les transactions de recherche afin d’émettre un certificat attestant l’inscription ou non d’un ou plusieurs testaments et/ou de mandats de protection.

Quel sera votre rôle?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les missions suivantes  :

• Assurer le service à la clientèle, notamment en acheminant les formulaires d’inscription, de révocation, de remise ou de cession aux avocats ou avocates qui en font la demande ainsi que les formulaires de demande de recherche au public et aux différents intervenants du processus; et répondre aux demandes de renseignements concernant les registres ainsi qu’aux données qui y sont inscrites, en respect des lois, règlements et politiques internes.
• Recevoir les formulaires d’inscription, de révocation, de remise ou de cession, s’assurer par un contrôle de conformité que les documents sont bien complétés, effectuer les entrées de données, vérifier le paiement, le transmettre au Service des finances, effectuer la correspondance et les suivis nécessaires; 
• Recevoir les demandes de recherches de testaments ou de mandats de protection, s’assurer par un contrôle de conformité que les documents sont bien complétés, effectuer l’entrée de données, vérifier et réviser les données saisies, vérifier le paiement, le transmettre au Service des finances, effectuer la correspondance et les suivis nécessaires;
• Procéder aux recherches de dispositions testamentaires et de mandats de protection dans le registre approprié conformément aux lois, règlements et politiques internes, et faire parvenir les certificats de recherche à la personne qui en a fait la demande;
• S’assurer que les entrées de données aux Registres informatisés sont effectuées conformément aux délais établis par règlement ou directive et faire parvenir tout sommaire ou confirmation requis; 
• Informer son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate de toute situation particulière dans le cadre du contrôle de conformité, ainsi que toutes les personnes appropriées (Bureau du syndic, Inspection professionnelle, etc.) et assurer le suivi des dossiers, etc.;
• Identifier les problèmes reliés aux Registres des testaments et suggérer des pistes d’amélioration et de solution afin d’assurer une vigie;
• Classer les documents, effectuer l’archivage, tenir à jour les dossiers et assurer la préparation, la transmission et le suivi des statistiques de ses dossiers;
• Assurer l’approvisionnement en formulaires et en certificats de recherche, selon les besoins;
• Participer avec tous les autres préposés ou préposées aux différentes activités des autres registres tenus par le Service des greffes;
• Remplacer le ou la réceptionniste à la réception centrale pour l’accueil des visiteurs et visiteuses et diriger ceux-ci ou celles-ci aux différents services.
• Effectuer toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.

Qualifications requises

Ce poste est fait pour vous si  :

Vous possédez :

• Un diplôme d’études secondaires;
• Quatre ans d'expérience pertinente.

Vous êtes reconnu ou reconnue pour  :

• Votre bonne gestion du temps et des priorités;
• Votre orientation vers les clients;
• Votre rigueur;
• Votre rapidité d’exécution;
• Votre capacité à entretenir de bonnes relations avec ses collègues;
• Votre maîtrise de la langue française parlée et écrite; 
• Votre maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite pour répondre aux demandes du public; 
• Votre maîtrise de la suite Microsoft Office (intermédiaire).