Commis de service

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Le Barreau du Québec cherche son futur ou sa future commis de service pour un poste permanent syndiqué.

Le ou la commis de service a comme principale responsabilité de recueillir de différentes sources toutes les demandes écrites venant du public qui doivent être traitées par le Bureau du syndic. Il ou elle doit, dès réception, créer un dossier électronique et physique et, ensuite, produire un accusé de réception. Il ou elle exécute aussi diverses tâches liées à la bonne marche des activités du Bureau du syndic.

Quel sera votre rôle?

Dans le cadre de vos fonctions, vous effectuerez les missions suivantes  :

• Trier, numériser et distribuer tout le courrier adressé de façon générale au Bureau du syndic du Barreau et procéder également à la photocopie de différents documents;
• Être responsable de la transmission et de la réception des documents par télécopieur et transmettre au Bureau du syndic de Québec les demandes qui doivent y être traitées;
• Fermer les dossiers de l’agent ou de l’agente d’information au public;
• Mettre à jour le registre des demandes reçues pour traitement au Bureau du syndic;
• Recevoir toutes les demandes écrites pour traitement au Bureau du syndic, soit envoyées par télécopieur, courriel, poste ou remise en mains propres à la réception, selon les règles établies  :
  • Ouvrir un dossier dans BQAPP  :
    • Établir s’il s’agit d’une demande d’enquête, de conciliation, d’information ou autre;
    • Créer un dossier électronique et ouvrir un dossier physique avec les identifications nécessaires que vous avez extraites à la lecture de la demande;
    • Vérifier et compléter les coordonnées du demandeur ou de la demanderesse en communiquant avec lui ou elle si nécessaire;
    • Identifier le cabinet pour lequel travaille l’avocat visé ou l’avocate visée par la demande;
    • Remettre le dossier de demande d’information à l’agent ou à l’agente d’information au public;
• Remettre les autres dossiers (enquête, conciliation) pour assignation à un avocat ou une avocate responsable de l’assignation;
• Reprendre le dossier pour mettre à jour l’information électronique à partir des instructions de l’avocat ou l’avocate;
• Produire et envoyer un accusé de réception au demandeur ou à la demanderesse;
• Vérifier les factures à payer et l’information confidentielle des parties, afin de les relier à un dossier au Bureau du syndic;
• Assurer l’envoi, le suivi et la vérification de la facturation des documents envoyés pour traduction;
• Tenir l’inventaire des fournitures de bureau à votre niveau opérationnel, produire les commandes, recevoir les livraisons et vérifier la facture à payer;
• Voir à l’approvisionnement en boîtes par le Service de la gestion de l’information pour les dossiers fermés;
• Lorsque requis, répondre aux appels de la ligne Info-Déonto;
• Effectuer toute autre tâche demandée par le supérieur immédiat ou la supérieure immédiate.

Qualifications requises

Ce poste est fait pour vous si  :

Vous possédez :

• Un diplôme d'études secondaires et une année de spécialisation ou l'équivalent;
• Une année d'expérience dans un emploi similaire dans l'organisation actuelle ou dans un secteur d'activités similaires.

Vous êtes reconnu ou reconnue pour  :

• Votre rigueur;
• Votre organisation et votre gestion des priorités;
• Votre orientation vers les clients et les clientes;
• Votre capacité à entretenir de bonnes relations avec vos collègues;
• Votre maîtrise fonctionnelle de la langue anglaise.