Comptabilité en fidéicommis

Si vous acceptez de recevoir des sommes en fidéicommis, vous êtes  tenu d’ouvrir un compte général en fidéicommis dans une succursale québécoise d’une institution financière qui rencontre les exigences prévues au règlement.

Afin de comprendre les exigences liées à ce compte, vous devez suivre dans les six mois de l’ouverture du compte, la formation en ligne webpro Comptabilité et normes d’exercice - se conformer à ses obligations professionnelles (à moins d’avoir suivi cette formation dans le cadre de votre formation professionnelle).

Vous pouvez aussi ouvrir un compte particulier en fidéicommis lorsque le client qui vous remet une somme d’argent en fidéicommis dans le cadre d’un mandat veut que les revenus générés par cette somme soient accumulés pour son bénéfice. Avant d’ouvrir un tel compte, vous devrez nécessairement détenir un compte général en fidéicommis, car les sommes devront y transiter à chaque dépôt et retrait.

Si vous ouvrez un compte en fidéicommis, vous devez remplir le formulaire prévu à cet effet et le transmettre au Barreau.

Si vous détenez un compte en fidéicommis, vous devez tenir à jour  le journal et les registres comptables suivants pour ce compte :

• Journal de caisse recettes-déboursés en fidéicommis
• Rapport comptable mensuel
  Voir aussi le Mode d'emploi pour la préparation du rapport comptable mensuel
• Carte-client - Compte général en fidéicommis
• Carte-client - Compte particulier en fidéicommis (si requis)

Une somme d’argent en fidéicommis doit être déposée dès sa réception dans le compte général en fidéicommis. Vous devez faire les inscriptions requises à votre journal de caisse recettes-déboursés en fidéicommis et à la carte-client du dossier.

Vous devez inscrire aux journaux et registres la date réelle de la réception d’une somme et non pas la date inscrite au relevé bancaire.

Si, par ailleurs, vous recevez une somme d’argent sous forme indivisible (par exemple, par chèque), dont une partie seulement doit être déposée dans votre compte général en fidéicommis, vous devez la déposer dans ce compte et retirer sans délai la partie qui n’a pas à y être déposée.

Vous pouvez retirer de votre compte général en fidéicommis une somme d’argent reçue initialement à titre d’avance d’honoraires ou de débours, après avoir effectué le travail ou engagé les débours et après avoir transmis une facture au client.

Le retrait du compte général en fidéicommis pour le paiement des honoraires gagnés et des débours engagés doit être effectué sans délai. Ce retrait ne peut se faire que par chèque ou par virement à un compte qui n’est pas un compte en fidéicommis, ouvert au nom de l’avocat ou au nom de la société au sein de laquelle il exerce. Vous ne pouvez pas retirer de votre compte en fidéicommis une somme excédant la valeur des services rendus ou des débours engagés.

Vous devez inscrire aux journaux et registres la date réelle de l’émission d’un chèque ou d’un virement bancaire à partir du compte et non pas la date inscrite au relevé bancaire, si la date est différente.

Vous pouvez aussi retirer l’argent à remettre à un client ou à un tiers à son nom, ou l’argent qui doit être transféré directement vers un autre compte général en fidéicommis.

Les retraits du compte général en fidéicommis ne peuvent être effectués en espèces, sauf lorsque vous devez rembourser au client, en tout ou en partie, une somme de 7 500 $ ou plus que vous avez reçue en espèces.

On peut vous confier d’autres biens que de l’argent en fidéicommis. À titre d’exemple, l’avocat pourrait détenir un certificat d’action, des titres, des livres de procès-verbaux, un chèque postdaté, un bien, etc. Si tel est le cas, vous devez inscrire ce bien à votre registre des autres biens détenus en fidéicommis dont voici un modèle.

Lorsque vous recevez une somme en espèces en fidéicommis ou pour le paiement d’honoraires gagnés ou de débours engagés, et ce, peu importe le montant reçu, vous devez remettre à la personne de qui vous recevez cette somme un reçu conforme aux exigences du règlement et en conserver une copie. Vous devez également inscrire la transaction dans vos journaux et registres et inscrire qu’il s’agit d’une somme reçue en espèces.

Si vous recevez une somme atteignant 7  500  $ ou plus en espèces pour un même mandat (qu’elle soit reçue en un seul versement ou de façon cumulative), vous avez l’obligation d’en faire la déclaration au directeur de la Qualité de la profession dans les 30  jours suivant la réception de cette somme. Cette déclaration doit être effectuée via le portail des membres, et vous devez y joindre une copie de tous les reçus émis pour l’ensemble des montants reçus en espèces pour ce mandat.

Prenez note que cette obligation se répète pour chaque tranche additionnelle de 7  500  $ reçue à l’égard d’un même mandat ou contrat de service. Par exemple, si vous recevez un premier montant en espèces totalisant 7  500  $ ou plus dans un dossier, vous devez transmettre une première déclaration avec les reçus liés. Pour chaque nouvelle somme totalisant 7  500  $ ou plus dans ce même dossier, vous devez transmettre une autre déclaration, et ainsi de suite, en joignant la copie des nouveaux reçus.

Cette exigence s’applique tant pour les sommes reçues en administration qu’en fidéicommis. La mesure vise notamment à lutter contre le blanchiment d’argent suivant l’entrée en vigueur de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes.

Vous ne pouvez pas recevoir en fidéicommis, pour un même mandat ou contrat de service, une somme en espèces de 7  500  $ ou plus, sauf lorsque cette somme vous est remise  :

• par une institution financière
• par un organisme public
• conformément à une ordonnance de la cour ou pour payer une amende ou une sanction
• par un agent de la paix, un organisme chargé de l’application de la loi ou autre mandataire de l’État dans l’exercice officiel de ses fonctions
• pour dépôt à la cour afin d’obtenir la mise en liberté d’une personne détenue
• à titre d’avance d’honoraires ou de débours.

Par exemple, il est toujours interdit à l’avocat ou à l’avocate de recevoir en fidéicommis une somme en espèces de 7  500  $ ou plus, pour un règlement hors cour (si une telle entente n’est pas entérinée au préalable par le tribunal) ou pour effectuer une transaction pour un client dans le cadre d’une vente de biens.

L’avocat ou l’avocate qui a reçu une somme en espèces de 7  500  $ ou plus pourrait devoir rembourser une partie ou la totalité de la somme à la personne qui la lui a remise ou à un tiers. Cela pourrait se produire, par exemple, si vous avez reçu en espèces une avance pour honoraires et débours et que les honoraires gagnés ou les débours effectués dans le dossier sont inférieurs au montant reçu à titre d’avance.

En règle générale, il vous est interdit de retirer des sommes en espèces d’un compte général en fidéicommis. Cependant, si vous devez rembourser, en totalité ou en partie, une somme de 7  500  $ ou plus que vous avez reçue en espèces, vous devez effectuer ce remboursement en espèces, peu importe le montant. Dans ce cas, vous devez obtenir de la personne à qui vous remettez la somme un reçu conforme au règlement.