Tout savoir sur les technologies de l'information

Le Barreau du Québec a négocié pour vous une offre de services infonuagiques sécuritaires et faciles à utiliser.

Cette offre comprend un service de messagerie sécurisée, le stockage et le partage sécurisés de documents, le service d’installation et de migration des données ainsi que le soutien technique et la formation.

Les avantages

Vous permet de gérer un espace de stockage infonuagique de façon à pouvoir collaborer à distance avec vos clients, de créer des groupes de travail, de commenter, modifier et approuver des documents en plus de permettre le transfert de dossiers volumineux.

Quant à l’adresse courriel sécurisée, vous pourrez l’utiliser en tout temps, que vous soyez à votre compte, en cabinet ou en entreprise. Cette adresse vous suivra tout au long de votre carrière.

Intéressé? C’est Avancie qui est chargé de vous offrir les services.

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Infonuagique et déontologie

Si vous choisissez une autre solution infonuagique que celle proposée par le Barreau, assurez vous de prendre les moyens raisonnables pour assurer la sécurité des données de vos clients et effectuer vos propres vérifications au moment de choisir un fournisseur.

Voici quelques mesures clés à prendre :

• Privilégier les nuages composés de serveurs situés uniquement en sol canadien, sinon, s’assurer du chiffrement des données à la source.
• Informer vos clients de l’utilisation d’une solution en infonuagique et obtenir leur accord lorsque ce modèle ne permet pas de garantir la protection des informations confidentielles.
• Conserver une copie de sauvegarde de toute information hébergée dans le nuage afin d’assurer la disponibilité de cette information en cas de panne ou d’un différend avec le prestataire de services infonuagiques.

Le Barreau vous propose une liste de contrôle en matière d’infonuagique qui peut être utile pour intégrer l’infonuagique à votre pratique de façon sécuritaire.

Les réseaux sociaux, s’ils sont utilisés par les avocats, doivent l’être dans le respect des obligations professionnelles. Si vous n’êtes pas familier avec les réseaux sociaux, la prudence est de mise quant à leur utilisation dans un contexte professionnel.

• Ne discutez jamais de vos clients et de vos dossiers, y compris sur votre page personnelle, à moins d’y être autorisé par votre client. Publier sa simple localisation, devenir ami avec un client, mettre en ligne un statut référant au travail et à un dossier spécifique mettent l’avocat ou l’avocate à risque de diffuser de l’information confidentielle, et ce, même sans révéler l’identité des parties. Votre devoir de discrétion est sans limite à l’égard de vos clients.
• Faites toujours preuve de modération, de courtoisie et de professionnalisme dans les écrits que vous publiez et les images que vous diffusez. Évitez de faire des commentaires négatifs sur vos clients, un collègue ou un juge (art.  112 du Code de déontologie des avocats). N’oubliez pas que tout échange peut devenir public malgré les réglages de confidentialité.
• Rappelez-vous que même si la publicité est permise, elle doit respecter les dispositions spécifiques prévues à ce sujet au Code de déontologie des avocats dont, notamment, celle qui exige que votre publicité préserve l’honneur et la dignité de la profession (art.  129 du Code de déontologie des avocats). Par exemple, l’utilisation d’une technique de piège à clics («  clickbait  ») est à proscrire.
• Si vous commentez l’actualité ou répondez à une question ou à un commentaire, limitez-vous, lorsque requis, à communiquer de l’information juridique générale et tenez toujours compte de votre niveau de compétence. Dans le doute, il est préférable de diriger les gens vers des sites Web de confiance, comme Éducaloi, en les invitant à effectuer les vérifications eux-mêmes ou à obtenir une consultation auprès d’un avocat afin d’obtenir un avis juridique.
• Distinguez vos réseaux sociaux personnels et professionnels, dans le respect des règles applicables (par exemple, certains réseaux ne permettent pas dans leurs règles de détenir deux profils personnels distincts). Évitez de devenir «  amis  » avec vos clients ou d’interagir publiquement à des fins professionnelles avec eux à travers les réseaux sociaux utilisés par ces derniers. Si votre client vous soumet qu’il n’a accès qu’à la messagerie d’un réseau social, assurez-vous que les communications sont effectuées de façon à assurer la confidentialité des informations échangées. N’utilisez pas les réseaux sociaux pour communiquer indirectement avec la partie adverse. Faire une demande d’amitié Facebook à l’autre partie, qui est représentée par un avocat, ou se créer un faux profil pour obtenir l’accès à des informations de nature privée sont des actions qui pourraient être considérées comme des fautes déontologiques au sens des articles  119 et 120 du Code de déontologie.
• Ne sollicitez aucun témoignage de vos clients sur les réseaux sociaux ou sur une page Web professionnelle. Si vous constatez l’apparition d’un témoignage d’appui ou de reconnaissance vous concernant, vous devez faire le nécessaire afin de retirer celui-ci avec diligence.
• Entretenez vos profils, notamment les paramètres de sécurité, et effectuez une vigie régulière sur le contenu que les autres peuvent diffuser sur vous ou sur vos pages. Modifiez votre mot de passe régulièrement et déconnectez-vous de votre compte après chaque utilisation. N’oubliez pas que les paramètres et les fonctions des réseaux sociaux peuvent faire l’objet de modifications sans que vous vous en rendiez compte.

Vous devez conserver les dossiers inactifs de vos clients au moins sept ans à compter de leur date de fermeture. Il est permis d’utiliser tout système ou procédé d’archivage, incluant un archivage sur support informatique, donnant accès à toute l’information contenue au dossier. 

Une fois l’ensemble d’un dossier numérisé, les copies papier du même dossier peuvent être détruites. Vous ne pouvez pas détruire un original qui appartient à un client sans avoir obtenu son autorisation ou sans lui avoir donné la possibilité de le reprendre.

La copie numérisée des dossiers est soumise aux mêmes règles concernant le maintien du secret professionnel que les copies papier. Le support de stockage d’informations conservé à domicile pourra, par exemple, être chiffré pour satisfaire à ces exigences.

Après la période de sept ans, vous devez détruire les dossiers inactifs sur support électronique en prenant les précautions nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels, que ce soit, par exemple, en détruisant physiquement le support informatique ou en ayant recours à un logiciel pour effacer les données de façon sécurisée et définitive.

Le Code de procédure civile prévoit la possibilité de notification par moyen technologique dans certaines circonstances. Le Code ne fait référence à aucun système ou format spécifique pour l’envoi par moyen technologique. Il existe différents modes de transmission : courriels, applications de notification électronique, sites Web de téléversement, etc.

Peu importe le moyen choisi, vous avez le devoir déontologique de prendre les moyens raisonnables pour vous assurer que les renseignements confidentiels de vos clients ne puissent être consultés ou interceptés par un tiers non autorisé (art. 61 du Code de déontologie des avocats).

Par exemple, les notifications par courrier électronique, comme l’ensemble des communications par courriel, devraient faire l’objet de chiffrement. Dans certaines circonstances, le chiffrement permet non seulement de préserver la confidentialité des données, mais aussi d’en garantir l’intégrité et l’authenticité.

Pour une assurance supplémentaire quant à la bonne transmission des documents, l’utilisation d’une adresse de téléversement ou d’une application de notification ou de signification devient utile, même si des présomptions de réception et de remise sont prévues à l’intérieur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (art. 31, al. 2).

Vous devez également vous assurer de mettre en place un mécanisme pour traiter vos courriers électroniques et les urgences (art. 6 du Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats) et ainsi vous assurer de la réception des notifications, même en cas d’absence.

Ce manuel est un outil complet pour tout médiateur souhaitant utiliser les technologies dans sa pratique. Il s’adresse à ceux qui cherchent à innover dans leur façon d’offrir leurs services à des personnes habitant des régions différentes, qui sont incapables d’accéder physiquement aux services ou qui préfèrent tout simplement profiter de certains des avantages qu’offre la médiation par des moyens technologiques.