Un environnement convivial, performant et sécuritaire pour les avocats

Le Barreau du Québec a mis en chantier la mise à jour et la modernisation de ses outils informatiques afin de mieux répondre à son mandat de protection du public et pour rendre ses communications avec ses membres plus sécuritaires et performantes. Selon M^e Julie Allard, directrice du Service des technologies de l’information, cette modernisation était devenue nécessaire afin que le Barreau se dote de normes de sécurité correspondant à celles d’aujourd’hui, beaucoup plus élevées qu’autrefois. « Nous le faisons pour répondre à ces enjeux de sécurité et de protection des données qui était déjà une préoccupation au sein de nos membres », ajoute-t-elle.

Le premier pas dans cette direction sera franchi le 1^er mars 2023 avec l’inscription annuelle qui, cette année, se fera en se connectant au portail des membres. Le nouveau formulaire d’inscription annuelle sera plus facile à utiliser et son interface visuelle adaptée permettra l’utilisation du téléphone ou de la tablette autant que l’ordinateur personnel.

Cette modernisation du formulaire d’inscription s’inscrit dans un vaste projet de refonte et d’évolution des différents systèmes du Barreau, explique la directrice du Service des greffes, M^e Sarah Thibodeau. « Il s’agit du premier jalon du développement d’un portail qui permettra aux avocats de se connecter à un espace qui leur est réservé et dans lequel ils pourront communiquer avec le Barreau de façon plus sécuritaire et plus conviviale », ajoute M^e Thibodeau.

L’inscription annuelle, une expérience renouvelée

Cette année, la première phase du projet permet aux avocats de procéder à leur inscription annuelle selon des normes de sécurité actualisées, qui faciliteront par ailleurs la mise à jour des renseignements et le paiement des cotisations annuelles, qui font partie du processus de l’inscription annuelle. « L’interface pour la mise à jour a été complètement transformée. On est passé à une grille électronique simple à remplir, qui permet aux avocats de répondre aux questions qui les concernent. Auparavant, le processus était linéaire et il fallait passer à travers toutes les questions, même celles qui ne nous concernaient pas. Au niveau informatique, c’est rien de moins qu’une petite révolution », affirme M^e Thibodeau.

« Le nouveau formulaire prend en compte des événements dans le parcours de l’utilisateur qui vont faciliter son inscription annuelle. Par exemple, un avocat qui ne pratique pas le droit n’aura pas à répondre à des questions sur les comptes en fidéicommis, alors qu’auparavant, il lui fallait passer à travers tout le questionnaire. C’est maintenant un parcours personnalisé pour chaque type de pratique en lien avec son personae », ajoute M^e Julie Allard.

L’important processus de mise à jour des renseignements recueillis par l’inscription annuelle permettra au Barreau d’opérationnaliser sa mission de protection du public. « Nous avons mis en place des normes de sécurité pour que le portail réponde aux plus hauts standards. Le corollaire qui en découle maintenant, c’est que les avocats doivent protéger cet espace en respectant les délais de l’inscription annuelle et, au plan personnel, en ne révélant pas leurs mots de passe, de la même façon que nous ne confions pas ceux de nos comptes bancaires », résume pour sa part M^e Sarah Thibodeau.

Les prochaines étapes de la modernisation

Il est prévu de procéder à la modernisation d’autres formulaires dans les prochains mois. « Le formulaire d’inscription annuelle était prioritaire, car les données qu’il contient sont extrêmement sensibles. Il était donc important de nous assurer que le tout soit conforme avec les exigences de cybersécurité et les lois sur la protection des renseignements personnels. Éventuellement, les étudiants pourront aussi bénéficier de la modernisation. On va ajouter des formulaires qui permettront de communiquer avec le Barreau et de transmettre facilement de l’information comme un simple changement d’adresse », conclut M^e Allard.