Adjoint ou adjointe de relève au Bureau du syndic

Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un poste permanent d’adjoint ou d’adjointe de relève au Bureau du syndic.

Responsabilités clés

L’adjoint ou l’adjointe de relève au Bureau du syndic effectue les tâches de secrétariat et de suivi de dossiers correspondant au poste qu’il ou elle remplace pour les avocats et avocates y travaillant. Il ou elle apporte également un support en cas de surplus de travail.

Les responsabilités clés incluent

Pour les avocats ou avocates avec lesquels ou lesquelles il ou elle effectue la relève

• Reçoit les appels téléphoniques, y compris les appels des membres de la ligne Info-Déonto, les filtre, transmet les appels, note les messages et reçoit les plaignants ou plaignantes qui se présentent à la réception;
• Tient l'agenda pour les avocats ou avocates;
• Effectue la transcription électronique de divers documents ou correspondances; 
• Ouvre les dossiers, en effectue le classement et la mise à jour, voit à leur épuration et procède à leur fermeture;
• Révise mensuellement tous les dossiers, effectue les rappels et s’assure de leur épuration;
• Effectue la saisie au système informatique des informations et données concernant les différents dossiers sur les avocats ou avocates; 
• Contacte les intervenants ou intervenantes (avocats ou avocates et plaignants ou plaignantes) au dossier pour leur transmettre des informations de l’avocat ou avocate et pour prendre des rendez-vous;
• Collige les données et produit un rapport statistique mensuel sur les activités de l’avocat ou l’avocate ou des avocats ou avocates de qui il ou elle relève selon les politiques établies;
• Effectue des photocopies pour les dossiers;

Tâche spécifique lors des remplacements pour les syndics adjoints ou syndiques adjointes

• Assure les suivis des témoins appelés à comparaître devant les comités de discipline;
• Tâches spécifiques lors des remplacements pour les avocats ou avocates à la conciliation
• Donne l'avis verbal de conciliation, confirme par écrit la conciliation tant auprès de l'avocat ou avocate que du client ou de la cliente, ferme les dossiers de conciliation, lorsque complétés;

Autres tâches

• Assure les tâches de secrétariat associées aux comités relevant du syndic;
• S’assure de transférer les informations sur le traitement des dossiers aux personnes concernées selon les politiques établies;
• Fait partie de l’équipe Info-Déonto et prend les appels des membres selon la procédure établie;
• Lorsque requis, apporte un soutien à la préparation des dossiers de révision et des rapports d’arbitrage pour acheminement au Service des greffes;
• En cas de besoin, effectue une partie ou la totalité des tâches du ou de la commis de service ou du ou de la commis à la numérisation;
• Effectue toute autre tâche demandée par ses supérieurs ou supérieures.

Qualifications requises

Formation

• (DEC) Diplôme d'études collégiales ou l'équivalent.

Expérience

• Deux (2) années d'expérience pertinente.

Habiletés

• Polyvalence;
• Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite pour répondre aux demandes du public anglophone (plaignants…);
• Savoir gérer son temps et les priorités;
• Maitriser la communication interpersonnelle;
• Être orienté vers le client;
• Rigueur et minutie;
• Maîtrise intermédiaire de la suite Microsoft Office.