Conciliation et arbitrage de compte d’honoraires – Foire aux questions

Les motifs peuvent varier, par exemple  :

• le compte d’honoraires ne semble pas respecter le taux horaire, le pourcentage convenu ou l’estimation faite par l’avocat ou l’avocate;
• vous ne comprenez pas le compte ou celui-ci n’est pas suffisamment détaillé et vous avez besoin d’explications;
• vous considérez que le montant à payer n’est pas justifié par rapport aux services rendus.

Il est à noter que l’incapacité de payer ne constitue pas à lui seul un motif valable pour demander la conciliation. Si vous êtes dans cette situation, tentez d’en discuter avec votre avocat.

Lorsqu’un règlement survient entre vous et l’avocat(e) ou lorsque le conciliateur constate qu’aucune entente à l’amiable n’est possible entre les parties. Dans ce dernier cas, vous pouvez passer à l’étape suivante, soit l’arbitrage.

Lorsque l’échec de la conciliation est constaté par le conciliateur, celui-ci transmet au client ou à la cliente son rapport de conciliation ainsi qu’un formulaire de demande d’arbitrage des comptes des avocats.

Le client bénéficie alors d’un délai de 30  jours de la date de transmission du rapport pour se prévaloir de l’arbitrage, en remplissant le formulaire et en l’acheminant au greffe d’arbitrage des comptes du Barreau du Québec. Il est à noter que ce délai est de rigueur. La date limite pour demander l’arbitrage sera inscrite sur le rapport de conciliation transmis aux parties.

Le greffe d’arbitrage a donc comme rôle de voir au fonctionnement du processus conformément au Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des avocats. Il voit aux significations requises tout au long du processus.

Lorsque le montant contesté est de 7  000  $ ou plus, l’arbitrage est confié à un conseil d’arbitrage formé de trois arbitres. S’il est de moins de 7  000  $, il est confié à un arbitre unique.

La procédure d’arbitrage est similaire, bien que moins formelle, à celle d’un tribunal. Les parties ont le droit de se faire représenter ou d’être assistées par un avocat ou une avocate. L’arbitre ou, suivant le cas, le conseil d’arbitrage écoute les parties, soit les client(e)s et les avocat(e)s, et les témoins, et reçoit tout document que les parties veulent produire. C’est au cours de l’audition que le client explique en détails ses prétentions et les motifs pour lesquels il conteste le compte d’honoraires de son avocat.

L’arbitre ou le conseil peut rendre une décision sur le banc (c’est-à-dire immédiatement après l’audition) mais le plus souvent, il prend le tout en délibéré pendant quelques semaines et rend sa décision, qu’on appelle une sentence arbitrale. Cette dernière peut ordonner un remboursement auquel une partie a droit, diminuer un compte ou le maintenir, le tout avec ou sans intérêt. De plus, l’arbitre ou le conseil peut condamner l’une ou l’autre des parties ou les deux aux frais de l’arbitrage, soit les dépenses encourues par le Barreau pour la tenue de l’arbitrage. En aucun temps, ces frais ne peuvent dépasser 15  % du montant du compte contesté.

La décision est finale et sans appel. Elle est donc susceptible d’exécution.

Les arbitres sont des avocats et des avocates membres du Barreau et choisi(e)s par celui-ci en fonction de leur intégrité et de leurs qualités professionnelles.

Vous disposez d’un délai de 30  jours suivant la date de la transmission du rapport de conciliation pour faire votre demande d’arbitrage. La date limite pour demander l’arbitrage est inscrite sur le rapport de conciliation transmis aux parties. Ce délai est de rigueur.

Si vous dépassez ce délai, l’avocat ou l’avocate pourra vous réclamer le montant de son compte d’honoraires devant les tribunaux.

Le Barreau vous fait parvenir quelques jours plus tard un avis d’audition vous indiquant où, quand (jour et heure) et devant qui se tiendra l’arbitrage du compte. Vous recevrez cet avis au moins 10  jours avant la date d’audition. Vous devez vous présenter à cette audition, qui a lieu généralement sur une plateforme virtuelle.

Si vous avez des motifs sérieux de le demander, les arbitres pourront remettre votre audition à une date ultérieure.

Pour demander un changement de date ou d’heure, il faut adresser votre demande aux arbitres pour leur expliquer les raisons pour lesquelles vous ne pourrez pas être disponible au jour et à l’heure prévus. Vous devez transmettre le tout au greffe d’arbitrage, qui communiquera votre demande aux arbitres. Dans la mesure où les arbitres recevront votre lettre avant l’audition - et seulement à cette condition -, ils décideront s’ils acceptent ou non votre demande. Leur décision est finale.

Les auditions ont généralement lieu sur une plateforme virtuelle.

Vous devez vous présenter à l’audition ainsi que l’avocat dont vous contestez le compte, de même que votre procureur si vous avez choisi d’être représenté par un avocat ou une avocate. Un arbitre est également présent (si le montant contesté est moins que 7  000  $) ou un conseil d’arbitrage composé de trois arbitres (si le montant contesté est de 7  000  $ et plus).

D’abord, l’arbitre se présente puis il assermente les parties. Il vous demande ce que vous désirez obtenir : une réduction des honoraires, le remboursement d’une avance versée à l’avocat, etc. Il est très important d’expliquer en détail les raisons de votre contestation et tous les motifs qui vous amènent à faire une demande d’arbitrage. Ensuite, l’arbitre demande sa version des faits à l’avocat dont vous contestez le compte d’honoraires.

L’arbitrage se déroule de façon moins formelle qu’un procès devant une cour de justice.

L’arbitre vous posera sans doute quelques questions. Il est possible que l’avocat dont vous contestez le compte d’honoraires vous en pose également.

Les arbitres peuvent rendre leur décision lors de l’audition, mais dans la majorité des cas, ils préfèrent la rendre après celle-ci.

Non, leur décision est finale et sans appel.

Vous devez payer cette somme en totalité à l’avocat (et non pas au Barreau).

Si vous n’acquittez pas cette somme dès que la décision est rendue, l’avocat ou l’avocate peut s’adresser aux tribunaux afin de faire exécuter la décision des arbitres et prendre les moyens appropriés  : saisie de salaire, saisie de meubles, etc.

Si vous avez déjà reconnu devoir à l’avocat un montant qui n’a pas fait l’objet d’un paiement au stade de la conciliation, vous devez faire parvenir au Barreau un chèque émis à l’ordre du «  Directeur général du Barreau en fidéicommis  ». Le chèque sera encaissé par le Barreau et immédiatement remis à l’avocat dont le compte est contesté.

Les arbitres imposent généralement certains frais, par exemple les dépenses encourues  : location de salle, le cas échéant, huissier, photocopies, etc. Ces frais ne doivent pas dépasser 15  % du montant du compte contesté. De plus, les arbitres accordent des intérêts sur le montant dû, à partir de la demande de conciliation.